Ochrana osobních údajů

INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Účel Informačního memoranda

Prostřednictvím tohoto informačního memoranda Vás chceme seznámit se základními informacemi, které se Váží ke zpracování osobních údajů ve společnosti Luxotivo on-line s.r.o., provozovatelem obchodní jednotky působící pod názvem BO Stavebniny, se sídlem Dr. M. Tyrše 1175, 735 11 Orlová, IČ: 19171692, zapsané ve veřejném rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl C vložka 91948 (dále také jako „SOL“ a „Správce“) a se zásadami, jimiž se takové zpracování řídí. SOL vystupuje v právních vztazích s Vámi, ať již jste nebo nejste naším klientem, jako správce osobních údajů. Cílem informačního memoranda je, seznámit Vás s　tím, jaké údaje o Vás zpracováváme, z　jakých zdrojů osobní údaje získáváme, jaká práva můžete vůči SOL v souvislosti s ochranou Vašich osobních údajů uplatnit a jakým způsobem tak můžete učinit. Dále Vás tímto ujišťujeme, že při ochraně Vašich osobních údajů se řídíme příslušnými právními předpisy, zejména pak Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (dále jen „Nařízení“) a zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů a doprovodným zákonem č. 111/2019 Sb.

2. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

SOL zpracovává osobní údaje o klientech, kterým dodává zboží a/nebo služby, a o zájemcích o dodávky zboží a/nebo služeb, a o osobách, které zastupují nebo jednají za klienty, a dále o osobách, které již klienty SOL být přestaly. SOL zpracovává o výše uvedených osobách pouze ty údaje, které ji tyto osoby poskytly samy nebo je poskytly prostřednictvím svých zástupců, nebo které SOL získalo z veřejných seznamů nebo které byly oprávněně získány jiným způsobem, např. od obchodních partnerů.

Konkrétně zpracováváme:

2.1 Základní identifikační údaje – zejména jméno a příjmení;

2.2 Kontaktní údaje - e-mail, telefonní číslo, pracovní zařazení, název společnosti pro kterou pracujete a/nebo kterou zastupujete;

2.3 Popisné údaje – kamerové záznamy, elektronickou komunikaci (e-mail, online komunikátor), číslo bankovního účtu, které jsou spojeny s Vaší osobou;

2.4 Lokalizační údaje – cookies, IP adresa;

2.5 Údaje o bonitě – údaje o zajištění.

Zpracovávány jsou všechny relevantní údaje, které subjekt osobních údajů (dále jen „SOU“) SOL sdělil při jednání o uzavření smlouvy, které uvedl přímo do smlouvy a které SOL sdělí v průběhu trvání smluvního vztahu. Osobní údaje budou zpracovávány vždy po dobu nezbytně nutnou k dosažení dále uvedených účelů zpracování, s přihlédnutím k požadavkům na archivační doby pro uchovávání údajů stanovené platnými právními předpisy. Z důvodu oprávněného zájmu SOL budou osobní údaje dále zpracovávány po dobu, kdy jsou klient nebo SOL oprávněni podle příslušných právních předpisů uplatnit vůči sobě práva a nároky vzešlé z jednání o uzavření smlouvy a z vlastního smluvního vztahu tj. s přihlédnutím k promlčecím lhůtám dle zákona č. 89/2012 Sb. (Občanský zákoník).

3. Účely zpracování osobních údajů

3.1 Důvodem pro zpracování osobních údajů je především plnění smluvních a zákonných povinností SOL a dále snaha o poskytování co nejlepších služeb klientům a zajištění vzájemné komunikace mezi SOU a SOL, konkrétně:

a) jednání o uzavření smlouvy, uzavření smlouvy a plnění smlouvy na základě právního základu plnění smlouvy;

b) uplatnění a ochrany práv a povinností z jednání o uzavření smlouvy a ze smluvního vztahu vzešlých na základě právního základu oprávněný zájem;

c) ochrany majetku SOL, a ochrany osob na základě právního základu oprávněný zájem;

d) přímého marketingu na základě právního základu oprávněný zájem.

3.2 SOL je tedy oprávněno zpracovávat osobní údaje klienta za těmito účely i bez jeho souhlasu, a to na základě své právní povinnosti tak činit, z důvodu nezbytnosti takového zpracování pro plnění smlouvy mezi klientem a SOL anebo z důvodu existence oprávněného zájmu SOL.

3.3 Poskytnutí osobních údajů může být v závislosti na poskytnutých údajích zákonným nebo smluvním požadavkem. Důsledkem neposkytnutí údajů nezbytných pro navázání smluvního vztahu je nemožnost uzavření příslušné smlouvy.

3.4. Osobní údaje, na které není možno vztáhnout právní základ plnění právní povinnosti a/nebo plnění smlouvy a/nebo oprávněný zájem budou zpracovávány pouze na základě Souhlasu s tímto zpracováním uděleným SOU společnosti SOL.

3.5 Zpracování osobních údajů je prováděno primárně Správcem. Osobní údaje však pro Správce mohou ve vyjmenovaných případech zpracovávat i dále uvedení zpracovatelé, kteří jsou vázání při ochraně osobních údajů Zpracovatelskou smlouvou. Konkrétně jde o společnosti:
a) administrátorem podnikového informačního systému společností Rystol technology s.r.o.;

b) administrátorem webové aplikace společností CUBE-IN s.r.o..

   4. Vaše práva při zpracování osobních údaj

4.1 Ve smyslu obsahu Nařízení máte, jako subjekt osobních údajů, právo na výkon následujících práv:

4.1.1  Právo na přístup k osobním údajům, které se Vás týkají, což znamená získat od SOL informaci jaké osobní údaje o Vás, a na základě jakého právního základu, SOL zpracovává a případně obdržet jejich kopii,

4.1.2 Právo na opravu osobních údajů, což znamená, že máte právo na to, aby SO opravilo nepřesné údaje, které se týkají Vás a aby případně tato data doplnilo,

4.1.3 Právo na výmaz osobních údajů, což znamená, že máte právo, aby Vaše osobní údaje SO vymazalo, a to pokud jsou splněny následující předpoklady:

a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány;

b) odvolali jste souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány;
c) neexistuje žádný další právní základ pro zpracování;
d) Vaše osobní údaje byly zpracovávány protiprávně;
e) je právní povinností SO osobní údaje vymazat. Právo na výmaz se neuplatní, pokud jsou osobní údaje pro SO nezbytně nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo je právní povinností SO osobní údaje zpracovávat.

4.1.4  Právo na omezení zpracování osobních údajů, což znamená, že máte právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů, v případě, kdy popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu, než SO tyto skutečnosti ověří, nebo v případě protiprávního zpracování, nebo v případě, kdy SO osobní údaje již nepotřebuje pro účely zpracování a rovněž v případě, kdy jste podali námitku týkající se údajů, které o Vás SO zpracovává na základě oprávněného zájmu, a to po dobu ověření oprávněnosti takového zpracování;

4.1.5  Právo na námitku proti zpracování osobních údajů a to v případě zpracování osobních údajů pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo pro účely oprávněných zájmů SO s tím, že je nutno uvést důvody týkající se Vaší konkrétní situace;

4.1.6  Právo na podání stížnosti dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), které máte v případě, že:

a) v případě podezření, že SO zpracovává Vaše osobní údaje v rozporu s právními předpisy nebo tímto dokumentem nebo;

b) nevyhoví-li SO některému z Vašich výše uvedených práv.

5. Způsob uplatnění práv

5.1 Práva dle tohoto dokumentu můžete uplatnit následujícími způsoby:

5.1.1 osobně na v sídle společnosti Luxotivo on-line s.r.o. na adrese Dr. M. Tyrše 1175, 735 11 Orolová u paní Nely Kramné po předložení platného občanského průkazu;

5.1.2 elektronicky prostřednictvím zprávy zaslané systémem datových schránek do společnosti Luxotio on-line s.r.o.;

5.1.3 e-mailovou zprávou opatřenou elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném certifikační autoritou uznávanou v ČR zaslanou na e-mailovou adresu gdpr@bostavebniny.cz;

5.1.4 v sekci GDPR v objednávkovém systému provozovaném na webových stránkách www.bostavebniny.cz po přihlášení svým jménem a heslem.

5.2 Vezměte, prosím, na vědomí, že na žádosti doručené jiným způsobem než je uvedené v čl. 5.1, nebude SOL brát zřetel a to zejména z důvodu nedostatečné možnosti ověření totožnosti žadatele.

5.3 Výkon práv specifikovaných v čl. 4 je poskytován zdarma s výjimkou situace, kdy odpovědná osoba v SOL vyhodnotí žádost zákazníka jako zjevně nedůvodnou nebo nepřiměřenou, což může nastat zejména v　případě, je-li žádost o výkon týchž práv týmž subjektem podána opakovaně v　krátkém časovém období nebo vykazuje prvky šikanózního jednání. V takovém případě má SO oprávnění uložit za zpracování žádosti zákazníka přiměřený poplatek, o čemž Vás bude předem informovat anebo SO Vaší žádosti odmítne vyhovět s příslušným vysvětlením

6. Předávání osobních údajů do zahraničí

6.1 Vaše osobní údaje nejsou předávány do zahraničí.

7. Ochrana osobních údajů

7.1 Osobní údaje jsou chráněny systémem bezpečnostních opatření technického i organizačního charakteru, jež jsou pravidelně kontrolovány, vyhodnocovány a aktualizovány. SO zajišťuje ochranu dat před neoprávněným přístupem nebo přenosem, ztrátou, zničením nebo možným zneužitím a jejich zabezpečení v souladu s Nařízením a dalšími právními předpisy stejný přístup vyžaduje i od všech svých zpracovatelů.

7.2 Všichni zaměstnanci jsou vázáni povinností mlčenlivosti, jež trvá i po skončení pracovního poměru.